Les sociétés et le RGPD : obligations et responsabilités

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et a mis en place un cadre juridique pour la protection des données à caractère personnel au niveau européen. Ainsi, les sociétés sont tenues de s’adapter à ce nouveau cadre pour assurer la conformité de leurs pratiques. Dans cet article nous examinerons plus en détail les obligations et les responsabilités des entreprises en lien avec le RGPD et les risques encourus en cas de non-conformité.

Définition des données personnelles : comment les caractériser ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a été mis en œuvre pour fournir un cadre juridique concernant le traitement des données personnelles. Les sociétés sont tenues de respecter les exigences du RGPD et de comprendre leurs obligations et responsabilités à l’égard des données personnelles qu’elles détiennent.

La première étape pour cela est de bien définir les données personnelles et de comprendre comment les caractériser. Une donnée personnelle est une information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, qui peut être directement ou indirectement liée à cette personne. Cela inclut des détails tels que l’âge, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse email. Les données personnelles spécifiques couvrent également des informations plus sensibles telles que les antécédents médicaux ou politiques. Selon le RGPD, les données personnelles peuvent être considérées comme étant :

• Des « Données à caractère personnel » (DCP) :  ce type de donnée peut être utilisé pour identifier une personne directement ou indirectement, et comprennent des détails tels que l’âge, le nom et l’adresse.
• Des « Données sensibles » (DS) : ces types de données nécessitent un niveau plus élevé de protection car elles contiennent des informations plus sensibles telles que l’origine ethnique ou les antécédents médicaux.

Les sociétés doivent alors déterminer si celle-ci constitue un DCP ou une DS et agir en conséquence. Par exemple, si la société possède des informations sur la santé d’une personne, il est très important de comprendre si cela entre dans la catégorie DCP ou DS afin de déterminer la meilleure façon d’appliquer le RGPD. Les sociétés doivent protéger cette information afin que seuls ceux qui y ont accès puissent y avoir accès et qu’elle ne soit pas divulguée à des tiers non autorisés.

Le RGPD impose également aux sociétés de mettre en place un système approprié pour garantir que tout traitement des données personnelles est effectué conformément aux principes du RGPD dans l’état membre concerné. Ces principes incluent le principe du respect du droit à la vie privée et le principe de la transparence en matière de traitement des données. Afin d’appliquer correctement et efficacement le RGPD, les sociétés doivent comprendre clairement les obligations et responsabilités liés au traitement des donnée personnelle afin de s’assurer qu’elles n’enfreignent pas les dispositions du règlement et ne compromettent pas la vie privée des individus concernés. La compréhension claire du concept de donnée personnelle ainsi que ce qui constitue une donnée sensible est primordial pour garantir que l’ensemble des parties prenant au traitement se conforment aux exigences du RGPD.

Quelles entreprises doivent se conformer à cette réglementation ?

Dans le cadre du RGPD, toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur, qui collecte et traite des données à caractère personnel, doit fournir une politique de confidentialité claire et complète à ses clients. Elle doit également mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger leurs données contre la perte, l’accès non autorisé ou l’utilisation illicite.

Les règles du RGPD s’appliquent aux sociétés situées à l’intérieur de l’Union européenne (UE), ainsi qu’à celles qui traitent des données à caractère personnel d’utilisateurs situés dans l’UE. Ces sociétés doivent prendre des mesures pour informer les utilisateurs de leurs droits en matière de protection des données et de leurs choix concernant la collecte et l’utilisation de leurs informations personnelles par l’organisation. Elles doivent également mettre en œuvre des procédures pour traiter les demandes reçues des utilisateurs concernant leurs droits individuels et garantir que ces demandes sont traitées conformément au RGPD.

Les entreprises concernées par le RGPD doivent également assurer un niveau adéquat de protection des données personnelles qu’elles traitent ou stockent dans leurs systèmes informatiques ou dans leurs bases de données sur papier. Cela implique que cette protection est maintenue lorsque les données sont transférées vers d’autres pays et exige que les entreprises prennent des mesures pour veiller à ce que les pays tiers avec lesquels elles partagent leurs données disposent également d’un niveau adéquat de protection.

Enfin, toute entreprise soumise au RGPD devra désigner un DPO (Data Protection Officer) chargé de superviser la conformité aux obligations du RGPD. Le DPO surveille également les processus liés à la collecte, au traitement et au stockage des donnée personnelles traités par l’organisation afin de s’assurer que ceux-ci respectent les lois applicables en matière de protection des données. Les organisations devront également tenir à jour un registre détaillant tout type de traitement effectués sur les données personnelles traités par celle-ci afin que celle-ci puisse démontrer sa conformité aux exigences du RGPD.

En conclusion, les entreprises situées dans l’UE ou qui traitent des données personnelles collectées auprès d’utilisateurs situés dans l’UE sont tenues de se conformer aux obligations imposées par le RGPD.

Ces obligations comprennent notamment :

• fournir une politique de confidentialité claire et complète ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles mettant en œuvre des protections suffisantes contre la perte, l’accès non autorisé ou l’utilisation illicite;
• informer les utilisateurs de leurs droits relatifs à la protection de leur donnée;
• traiter les demandes soulevées parles utilisateurs concernant leurs droit et assurer le respect des normes prescrites pour le transfert des données personnelles hors de l’UE .

Les étapes clés pour mettre en place la démarche RGPD

La mise en conformité aux conditions du RGPD est une obligation pour toutes les sociétés qui traitent des données personnelles. Pour cette raison, il est impératif de comprendre les étapes à suivre pour mettre en place une démarche RGPD. Bien que chaque entreprise ait ses propres exigences spécifiques, il existe un certain nombre d’étapes clés qui doivent être respectées pour s’assurer que la démarche RGPD est correctement mise en place et appliquée.

Identifier et analyser les données personnelles

Afin de mettre en œuvre une démarche RGPD, la première chose à faire est d’identifier et d’analyser les données personnelles que votre entreprise traite. Il est important de prendre le temps de comprendre quelles données personnelles sont collectées, stockées et utilisées par votre entreprise et comment elles sont traitées. Une fois cette analyse effectuée, vous pouvez commencer à planifier la mise en œuvre des étapes nécessaires à la conformité au RGPD.

Evaluer les risques

La prochaine étape consiste à évaluer les risques liés aux données personnelles et à rechercher des solutions pour réduire ou éliminer ces risques. Vous pouvez procéder à une évaluation des risques en examinant attentivement les processus existants de gestion des données personnelles de votre entreprise et leur impact sur les droits individuels des personnes concernées.

Garantir la conformité des normes RGPD  et mise en place du système interne

Une fois l’analyse des risques effectuée, vous devrez mettre en place des mesures pour réduire ou éliminer ces risques et garantir la conformité aux normes du RGPD. Une fois cette phase terminée, vous devrez mettre en place un système interne pour assurer le respect du RGPD au sein de votre entreprise. Ce système peut inclure une politique interne sur la protection des données, un système d’audit interne, un système de formation et de sensibilisation aux employés ainsi qu’un système de gestion des notifications et demandes des personnes concernées. Ces différents systèmes doivent être mis en place afin de s’assurer que votre entreprise respecte les exigences du RGPD et que vous êtes prêt à y faire face si nécessaire.

Tenir un Registre Ad hoc

Vous devrez également veiller à ce que votre entreprise dispose d’un registre ad hoc des activités liées aux données personnelles (DPAR). Le DPAR est un document rédigé par le DPO qui décrit comment votre entreprise collecte, stocke et traite les données personnelles. Il doit inclure tout ce qui concerne la gestion des données personnelles : comment elles sont collectées, stockées, protégée et utilisée par l’entité responsable. Le DPAR doit être tenu à jour régulièrement afin que vous puissiez toujours être sûr que votre entreprise reste conforme au RGPD.

Pour résumer, le RGPD est un cadre de réglementation qui impose des obligations et responsabilités aux sociétés pour assurer la protection des données personnelles de leurs employés, clients et partenaires. Il est nécessaire de comprendre et de s’y conformer pour éviter toute forme de sanction. Une adhésion à ce règlement est donc indispensable pour garantir la sécurité des données, mais aussi pour s’assurer de respecter le cadre réglementaire.